Plan empresarial de emergencia y contingencias y su integración con las estrategias del SNPDA
Como resultado de esta etapa se obtendrá el Plan Local de Emergencia y Contingencia (PLEC), el cual involucra los planes empresariales de preparación para emergencia y contingencias, la organización de la comunidad ante situaciones de crisis y las estrategias que el gobierno ha preparado para adoptar el tema.
Palabras claves: OPERACIONES DE SALVAMENTO Y RESCATE, EMERGENCIA, PLANES EMPRESARIALES DE EMERGENCIA.
Los responsables por el desarrollo de los Planes Locales de Emergencia de los municipios son los Comités Locales para la Prevención y Atención de Desastres (CLOPAD) los cuales están conformados por el Alcalde, los secretarios de Despacho, el Jefe de Planeación, el Jefe Comandante de la Guarnición Unidad Militar, el Director del Servicio Seccional de Salud, el Comandante de la Policía, un representante de la Defensa Civil y uno de la Cruz Roja, el Comandante de Bomberos, y dos Representantes de las Corporaciones Autónomas Regionales o de Asociaciones Gremiales, Profesionales o Comunitarias. (Decreto 919 de mayo 1 de 1989, Articulo 60).
Como herramienta facilitadora de la labor que tienen los Comités Locales para la Prevención y Atención de Desastres, el Sistema Nacional para La Prevención y Atención de Desastres desarrolló las guías para la elaboración de los Planes Locales de Emergencia y Contingencia (PLEC), los cuales son documentos que permiten realizar el plan de emergencia y contingencia y facilitan su implementación y seguimiento en el tiempo. Estos documentos pueden consultarse en www.dgpad.gov.co.
De otra parte, las organizaciones y el gobierno cuentan con una estrategia que permite unir los esfuerzos entre la empresa, el gobierno y la comunidad en cuanto a preparación para prevención y respuesta ante emergencias se refiere, esta estrategia corresponde al proceso APELL (Awareness and Preparedness for Emergencies at Level Local) “Concientización y Preparación para Emergencias a Nivel Local”.
APELL surgió a raíz de varios accidentes industriales ocurridos tanto en países altamente industrializados como en países en vías de industrialización y causantes de fuertes daños al medio ambiente, a finales de 1986 el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA) decidió iniciar la formulación de un Plan que contuviera medidas concretas que podrían ayudar a los gobiernos, y en especial a los países en vía de desarrollo, para minimizar el número y los impactos negativos de los accidentes y emergencias provocados por productos químicos.
Con el fin de desarrollar este programa y después de la reunión de expertos en Nairobí en junio de 1987, la Oficina de Industria y Medio Ambiente del PNUMA preparó un manual sobre Accidentes Tecnológicos "Concientización y preparación para Emergencias a Nivel Local” el cual contiene una serie de pasos para preparar la empresa y responder a las emergencias en forma coordinada con las entidades de respuesta a emergencia (Bomberos, Defensa Civil, Cruz Roja, etc.), optimizando los recursos de ambas partes y mitigando los efectos sobre el ambiente, la comunidad y las propiedades físicas.
El Proceso APELL se ha desarrollado en ciudades industrializadas de Colombia
como, por ejemplo, Cartagena y Barranquilla, en esta última ciudad, desde febrero de 1986 la industria química inició un proceso para enfrentar las situaciones que se podrían presentar en caso de una emergencia causada por productos químicos, realizó un estudio de las comunidades vecinas a la industria y con los bomberos de la ciudad iniciaron prácticas conjuntas con las brigadas de las empresas del grupo, posterior a estos hechos se decidió a partir de 1990 implementar la herramienta APELL, la cual ha mostrado ser una metodología eficiente para preparar y coordinar en forma estrecha los planes de emergencia de las empresas con los correspondientes planes de respuesta de los Comités Locales para la Prevención y Atención de Desastres de estas ciudades.
El proceso APELL es promovido y coordinado en Colombia por el Consejo Colombiano de Seguridad el cual es el punto focal en representación del Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente, para mayor información puede comunicarse con el Centro de Información de Seguridad sobre Productos Químicos (Cisproquim)® quien adelanta estos contactos con el PNUMA, a su vez el CCS provee información sobre los fundamentos básicos en los que se soporta el desarrollo de APELL.
Otro proceso mundialmente reconocido y que trata el tema de preparación para emergencias con la comunidad es Responsabilidad Integral® el cual es un sistema voluntario de autogestión empresarial que tiene como objetivo el mejoramiento continuo del desempeño en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Protección Ambiental. El liderazgo de este proceso en Colombia lo asumieron la Asociación Nacional de Industriales (Andi), la Asociación Colombiana de Industrias Plásticas (Acoplásticos) y el Consejo Colombiano de Seguridad (CCS).
Como elementos operacionales de Responsabilidad Integral® se encuentran los Códigos de Prácticas Gerenciales los cuales contienen los aspectos para poner en práctica el proceso al interior de la empresa, para el presente manual, es de particular atención el Código 1 "Preparación de la Comunidad para respuesta a emergencias", ya que a través de este código se busca estar preparado para afrontar cualquier situación de emergencia y para ello la empresa desarrolla actividades como: la evaluación de las inquietudes de los empleados, información y entrenamiento a los empleados, relación con la comunidad, evaluación de las inquietudes de la comunidad, comunicación con el Gobierno, la industria y la comunidad, evaluación de los riesgos, elaboración del plan de emergencias, capacitación a los voceros, realización de simulacros, visitas de inspección y revisión de los planes de emergencia con la comunidad.
Integración del Plan Empresarial de Emergencia y Contingencias con el Plan Local de Emergencias del Municipio
La idea fundamental de esta integración es que el plan de emergencia y contingencias de la empresa sea compatible con el plan local de emergencia del municipio de tal manera que se facilite el desarrollo de las acciones de respuesta
en forma efectiva, por ejemplo, en los casos en que la capacidad de respuesta de la empresa no sea suficiente para atender las necesidades propias del evento
o cuando se presente una emergencia que afecte a toda la zona como un hecho
de origen natural.
Los pasos que se mencionan a continuación corresponden al Proceso APELL (Awareness and Preparedness for Emergencies at Level Local) “Concientización y Preparación para Emergencias a Nivel Local” y le ayudaran a integrar el plan empresarial para emergencia y contingencia de su empresa con el de su localidad.
Paso 1. Identificar los participantes de la respuesta a una emergencia y definir sus funciones, recursos y responsabilidades
Son varios los participantes potenciales en una respuesta a emergencias. Pero es importante desde un principio conocer sus recursos y las responsabilidades que poseen en el momento de actuar para ser tenidas en cuenta. Por lo tanto es necesario conocer como están diseñados sus planes de emergencia y considerarlos como un aporte al plan de emergencia que tiene diseñado la empresa.
Se sugieren los siguientes pasos para realizar esta tarea:
Localizar en su ciudad el Coordinador del Comité Local para la Prevención y Atención de Desastres (CLOPAD), estos datos pueden ser hallados en www.dgpad.gov.co. El CLOPAD de su ciudad integra entidades como: el comandante de la Brigada Unidad Militar existente en el área correspondiente, el Jefe de la Unidad o Secretaría de Salud, el Comandante de la Policía Nacional, la Defensa Civil, la Cruz Roja, representante de gremios y los Cuerpos de Bomberos, en general. Con estos participantes conforme un Grupo de Coordinación o trabajo con el cual desarrollará los pasos siguientes.
· Conocer los planes de emergencia existentes por parte de estas entidades u otros participantes posibles.
· Realizar una lista de los participantes identificados, asignar las funciones, responsabilidades y recursos (personal, equipo, instalaciones, conocimientos especializados) que se esperan.
Nota: este primer paso pudo haber sido contemplado en el proceso de elaboración del plan empresarial para emergencia y contingencias, pero es necesario aquí ser más minucioso y profundizar en la real capacidad que tienen las entidades de respuesta a emergencia para ayudar a la empresa a contrarrestar un evento que sobrepase la capacidad de respuesta de la misma.
Paso 2. Identificar y evaluar los peligros y riesgos que pueden provocar una situación de emergencia en la comunidad
Es importante que una empresa conozca los eventos que se puede ocasionar y el impacto que puede generar al interior de la misma y hacia el exterior, por ejemplo, sobre la comunidad, el ambiente y las instalaciones vecinas. Para cumplir este objetivo se sugieren los siguientes pasos:
· Identificar los posibles eventos que puede ocasionar. Con el ánimo de lograr una completa identificación de los posibles eventos invitar a los miembros del Grupo de Coordinación para que expongan otros posibles eventos y sean tomados en cuenta.
· Considerar los siguientes elementos en este proceso: los eventos de otras plantas químicas vecinas, posibles eventos de tipo natural (terremotos, maremotos, avalanchas, incendios forestales, derrumbes, entre otros), actividades de transporte (paso de aviones, trenes, barcos, vehículos automotores).
Analizar y definir la magnitud del riesgo y la gravedad del impacto, teniendo en cuenta los siguientes elementos:
· Amplitud o tamaño de la zona de impacto.
· Número de personas expuestas.
· Tipo de peligro al que están expuestas (intoxicación, lesión, daño crónico).
· Impactos a largo plazo.
· Impactos en áreas ambientales sensibles.
· Determinar la probabilidad de un incidente, consulte a expertos si es suficiente hacer un análisis cualitativo o si se requiere uno de tipo cuantitativo. Es importante considerar la existencia de eventos aislados, eventos simultáneos (por ejemplo, un terremoto que ocasiona la ruptura de una tubería de conducción de gas tóxico), complicaciones causadas por factores ambientales especiales como zonas inundables con frecuencia, terreno de difícil acceso.
· Establecer una lista de situaciones que podrían generarse y afectar la empresa y sus alrededores
Nota: este paso fue contemplado en el proceso de conformación del plan empresarial para emergencia y contingencias de su empresa, sin embargo se sugiere detallar más la identificación de peligros y la evaluación riesgos, además de tener en cuenta a la comunidad ubicada alrededor de la empresa como un grupo clave que puede ser impactado por la emergencia que ocurre en la empresa.
Paso 3. Hacer que los participantes revisen su propio plan de emergencia para adecuarlo a la respuesta coordinada (planificación)
El éxito de la atención de una emergencia radica en que los participantes de la respuesta actúen en forma coordinada conllevando a la optimización de las acciones y los recursos disponibles para controlar la emergencia en el menor
tiempo posible y reducir el impacto sobre el entorno en general.
Por lo tanto es indispensable, antes de que ocurra la emergencia, revisar los planes de emergencia de los diferentes participantes y adecuarlos para brindar
una adecuada respuesta.
Es importante en este paso definir la forma de actuar de la comunidad ante señales de alarma como sirenas. Se sugieren los siguientes pasos para esta tarea:
· Invitar a los participantes del Grupo de Coordinación y revisar sus planes de emergencia.
· Evaluar los resultados de las revisiones anteriores y establecer cuáles son los aspectos débiles y fuertes que influyen en una respuesta coordinada.
Nota: en forma similar a como procedió en la conformación de su plan empresarial de emergencia y contingencias, en este paso es necesario detallar cada uno de los planes de emergencias de las entidades de respuesta a emergencia, para hacer que la respuesta misma sea organizada y coordinada para que se desarrolle en el menor tiempo posible.
Paso 4. Identificar las tareas de respuesta necesarias que no han sido cubiertas por los planes existentes
En caso que no se hayan tenido en cuenta todos los riesgos potenciales en el
paso anterior, es necesario identificar las tareas que se requieren para completar
el plan. Por lo tanto el presente paso invita a realizar un profundo estudio de qué debe hacerse con toda la información recopilada de las diversas fuentes.
Para detallar un poco más el presente proceso, se recomiendan las siguientes tareas:
· Entregar a cada participante una lista de los aspectos que faltan o las tareas por realizar.
· Determinar si los aspectos pendientes influyen en forma importante en el desempeño de cada participante (ejemplo, los bomberos carecen de equipos especializados para control de derrames químicos).
· Establecer y anotar las tareas que no han sido cubiertas hasta el momento.
Paso 5. Armonizar estas tareas con los recursos disponibles de cada uno de los participantes
Cada tarea definida debe corresponder al participante que está mejor preparado para que pueda encargarse de la misma. Para asignar estas tareas es necesario tener en cuenta la autoridad que posee el participante, la jurisdicción sobre la que tiene influencia, los conocimientos y la disponibilidad de recursos.
Para lograr lo anterior, proceda con los siguientes pasos:
· Evaluar en forma individual las tareas no asignadas en el paso 4 y revisar la lista de participantes para establecer los recursos que están disponibles para hacer estas tareas en su totalidad.
· Revisar y estudiar cada una de estas tareas con cada participante para establecer si está dispuesto a realizarlas, los recursos necesarios y las limitaciones de carácter institucional que se puedan suscitar.
· Analizar a profundidad la integración de la tarea de este participante al plan integral de respuesta a la comunidad, incluyendo la evaluación de los beneficios y los inconvenientes que se generan al asignar esa tarea a ese participante.
· Revisar si la asignación anterior nos conduce a que algunas tareas pueden quedar sin responsable o bien no cuentan con recursos para realizarlas o en caso de que surjan problemas posteriores, en tal caso estos elementos deben considerarse en el proceso de resolución para las nuevas asignaciones de responsables.
· Hacer seguimiento a las tareas asignadas para que las acciones sean ejecutadas a tiempo. para que pueda encargarse de la misma. Para asignar estas tareas es necesario tener en cuenta la autoridad que posee el participante, la jurisdicción sobre la que tiene influencia, los conocimientos y la disponibilidad de recursos.
Paso 6. Realizar los cambios necesarios para mejorar los planes existentes, integrarlos al plan global de la comunidad y buscar un consenso
Cuando se concluyen los pasos 4 y 5 deben quedar resueltos todos los problemas relacionados con los recursos. El integrar todos los planes en el plan de emergencias de la comunidad pondrá en claro los problemas de responsabilidades así como los casos complejos. Para realizar este paso se recomiendan las siguientes acciones:
· Realizar un borrador del plan integrado de respuesta de la comunidad, para ello se puede definir y utilizar un formato que resulte aceptable para las principales organizaciones del gobierno. Para este caso se sugiere como guía aplicar lo establecido en el documento 2 del Plan Local de Emergencia y Contingencias, Dirección General para la Prevención y Atención de Desastres (GPAD), Ministerio del Interior. Sitio web: www.dgpad.gov.co/ entidad/planlec.doc.
· Revisar el plan integrado y verificar que esté completo haciendo la comparación con los elementos de la planificación.
· Proyectar y realizar un "ejercicio de escritorio" para probar el plan integrado, en este ejercicio los participantes deberán discutir cómo responderían e interactuarían en diversas situaciones de emergencia.
· Establecer las debilidades del plan, y de ser necesario, repetir los pasos 4 y 5 para resolverlas.
· Verificar o asegurarse que el plan integrado de emergencia es compatible con el plan regional, por ejemplo el de su Comité Local o Regional para la Prevención y Atención de Desastres de su ciudad o departamento respectivamente, o verificar si el plan integrado es compatible y esta articulado con los planes de otras industrias.
· Revisar el borrador del plan el número de veces que sea necesario hasta que todos los inconvenientes o diferencias hayan quedado eliminados y todos los participantes estén de acuerdo con el enfoque del plan.
Paso 7. Poner por escrito el plan integrado de la comunidad y buscar la aprobación de las autoridades locales
Cuando se ha logrado el consenso entre los participantes para lograr el plan integrado, el plan final debe ser documentado, ya sea revisando un plan existente en la comunidad o preparando uno cuando no exista. En este momento se debe obtener la aprobación de las entidades de gobierno local. Se sugieren los siguientes aspectos para lograr este paso:
· Conformar un grupo reducido de personas para que escriban la versión final del plan integrado.
· Ajustar o arreglar el documento escrito del plan donde sea necesario, según los acuerdos establecidos (ayuda mutua, formatos de notificación, uso de boletines de notificación para los medios de comunicación, personal y equipo especializados de respuesta).
· Preparar una presentación unificada del plan integrado y exponerla a los dirigentes que deban dar su aprobación.
· Realizar presentaciones, reuniones y sesiones de revisión y conseguir la aprobación formada de los dirigentes de todas las entidades pertinentes.
Nota: la empresa debió finalmente redactar un documento sobre su plan para emergencia y contingencias, en este paso 7 la idea es en forma similar conformar también un documento que integre los aportes de cada entidad participante después del proceso de consulta y depuración que se efectuó para tal fin.
Paso 8. Informar a todos los grupos participantes sobre el plan integrado y asegurarse de que todos los encargados de responder a una emergencia estén debidamente entrenados
En el desarrollo del proceso de planificación es importante la participación de la comunidad. En este momento, el grupo coordinador debe tener una estrategia definida para presentar el plan. Es importante en las presentaciones enfatizar la
necesidad del entrenamiento de los responsables en la respuesta a la emergencia. Los elementos siguientes ayudaran en el logro de este paso:
· Generar una lista de los organismos o grupos participantes más enterados del plan integrado.
· Realizar las presentaciones ante los organismos y participantes del plan, y hacer énfasis en el papel o responsabilidad de cada uno de ellos y el tipo de entrenamiento que deben brindar y/o recibir.
· Establecer quien debe recibir entrenamiento y preparar un cronograma de este programa de capacitación.
· Establecer y ejecutar jornadas o sesiones de entrenamiento en donde se requiera, por ejemplo para entrenar a autoridades claves, es posible que la empresa deba planear y llevar a cabo este entrenamiento.
· Realizar simulacros en el sitio para entrenar en aspectos como monitoreo, estrategias de comunicación, control del tráfico, entre otros.
· Realizar ejercicios de escritorio o simulaciones para entrenar a los jefes de las comunicaciones y la coordinación de los diferentes participantes.
Nota: en forma similar a como la empresa actúo cuando estableció las necesidades de entrenamiento, capacitación, dotación de equipos y realización de simulacros, al interior de la misma, en el paso 8 es necesario aumentar el alcance del trabajo previamente realizado teniendo en cuenta las entidades externas que participaran en el plan integrado de emergencia.
Paso 9. Definir procedimientos para probar, revisar y actualizar el plan de manera periódica
Los responsables de responder ante una emergencia deben probar con regularidad los planes. Las primeras pruebas deben hacerse en forma interna antes de que el programa sea de conocimiento público.
Con ayuda de simulacros de prueba es posible identificar las deficiencias de entrenamiento, las cuales deben ser corregidas en la planificación o durante el programa de entrenamiento. Para cumplir este objetivo se sugieren los siguientes pasos:
· Conformar un equipo de trabajo que se encargue de organizar el simulacro
· Preparar el guión del simulacro en donde queden claramente establecidos los objetivos del mismo, los elementos del plan que se van a probar, los participantes esperados, la secuencia de los acontecimientos y los niveles de riesgos simulado.
Nota: este paso es similar al que la empresa desarrolla cuando va a probar y actualizar su plan empresarial para emergencia y contingencias, note aquí que la cobertura se extiende más allá de las fronteras de la empresa involucrando las entidades que le brindaran soporte teniendo en cuenta lo establecido en el plan integrado para emergencia el cual busca eliminar o reducir el impacto sobre la comunidad
Paso 10. Informar y entrenar a la comunidad en su conjunto en la utilización del plan integrado
En el desarrollo de los pasos ya descritos es conveniente buscar que la comunidad participe activamente y que el público reciba la información pertinente. La clave de que la comunidad actúe durante la emergencia en forma efectiva, radica en la educación que se le ha brindado al público sobre lo que debe hacer durante la emergencia, a quién debe acudir para recibir información adicional y cómo y a dónde debe retirarse cuando se requiera evacuar la zona. Las siguientes acciones le servirán para lograr este paso:
· Elaborar un folleto único sobre la respuesta a una emergencia, este folleto se debe distribuir a todos los residentes de la zona que puede ser afectada por el evento.
· Distribuir el folleto anterior por diferentes medios: correo, entrega casa por casa, televisión de la localidad.
· Preparar para los medios de comunicación un documento que contemple los datos de los contactos con el gobierno local y con la empresa, brindar datos básicos de la empresa y el plan integrado, explicando donde se puede obtener información durante una emergencia.
· Establecer una sesión de instrucción /entrenamiento para los medios de comunicación con el fin de darles a conocer el plan y aclarar lo que se espera de este sector durante la emergencia.
· Ejecutar otros aspectos del programa de educación pública, como por ejemplo: visitas guiadas a la empresa, un simposio sobre la industria, sus riesgos y beneficios, entre otros.
· Revisar periódicamente y mejorar permanentemente la educación del público así como los programas de concientización de la comunidad.
Nota: así como al interior de a empresa fue necesario informar al personal en general a existencia del plan empresarial para emergencia y contingencias, aquí es necesario comunicar a todas las partes (entidades de respuesta, comunidad, empresas) que existe un plan integrado para emergencia y los medios para hacerlo deben ser de mayor cobertura.